1. Belgenin oluşması ve kayda alınması
Belgenin hangi işlem sonucunda oluştuğunu, kim tarafından kontrol edildiğini ve ilgili kayda nasıl ulaştığını belirleyin.
2. Aktarım ve kontrol noktaları
Birimler veya sistemler arasındaki aktarım adımlarını, bekleyen işlemleri ve mevcut kontrol noktalarını kaydedin.
3. Raporlama ve düzeltmeler
Kaydın hangi raporlara kaynak olduğunu ve düzeltmelerin nasıl izlendiğini belirleyin. Geliştirme önerileri, mevcut işleyiş incelendikten sonra değerlendirilir.
4. Örnek: Ödeme talimatının izlenmesi
Varsayımsal bir işletmede satın alma birimi talebi açar, yetkili yönetici onay verir, finans birimi ödemeyi gerçekleştirir ve muhasebe kaydı banka hareketiyle karşılaştırır. Bir işlem seçip talep, onay, ödeme ve kayıt bilgilerinin aynı işlem numarasıyla izlenip izlenemediğini kontrol edin. Görevler küçük bir ekipte birleşiyorsa işlemi sonradan inceleyen sorumluyu ve inceleme kaydının nerede saklandığını belirleyin.